Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Introduction

La dématérialisation désigne le processus de conversion des documents papier en fichiers numériques exploitables : un courrier scanné devient un document indexé, cherchable et classé, au lieu d’une feuille rangée dans un classeur.

Solution proposée par Demat-Vision

Demat-Vision répond à ce besoin avec DocFlow. Le courrier du jour passe en un seul lot dans le scanner, séparé par une page à QR code réutilisable. DocFlow découpe le lot, passe chaque page à l’OCR, extrait le type, la date et l’expéditeur, compose le titre dans votre nomenclature et présente le résultat en validation. La personne qui valide décide : sa correction est retenue pour les documents suivants.

Technologies et principes utilisés

• OCR multilingue de chaque page scannée, avec recherche plein texte sur le contenu
• Découpe automatique des lots par page de séparation à QR code
• Classement proposé par un modèle exécuté sur notre infrastructure, sans envoi à un service externe
• Nomenclature de fichiers paramétrable par organisation et par type de document
• File de validation : rien n’est classé sans qu’une personne l’ait confirmé

Avantages pour l’entreprise

• Moins de papier et de manipulations : une seule passe dans le scanner pour tout le courrier du jour
• Un document retrouvé par son contenu en quelques secondes, et non par l’endroit où il a été rangé
• Une nomenclature identique pour tout le monde, quelle que soit la personne qui traite le courrier
• Un classement contrôlé : la machine propose, la personne qui valide décide

Conclusion

La dématérialisation n’est plus une option. Elle commence par un geste simple — déposer la pile du jour dans le scanner — et se termine par des documents nommés, classés et retrouvables.